La gestión de proyectos y los recursos humanos pueden parecer dos ámbitos distintos, pero ambas disciplinas están intrínsecamente entrelazadas. Los proyectos los llevan a cabo personas, y los departamentos de RR.HH. se encargan de gestionarlas.
Rory Burke, autor de "Técnicas de gestión de proyectos," define la disciplina como "una forma de desarrollar la estructura de un proyecto complejo, en el que confluyen las variables independientes de tiempo, coste, recursos y comportamiento humano".
Los profesionales de RR.HH. desempeñan un papel vital en la finalización de los proyectos, y los diversos enfoques de las actividades, como la planificación estratégica, la programación, la delegación de tareas y la previsión de plazos, pueden influir significativamente en los resultados de los proyectos.
La influencia de los RRHH en la gestión de proyectos
Mucho antes de que se inicie un proyecto, los departamentos de RRHH ya influyen en las iniciativas futuras al reclutar, contratar y formar a las personas que más tarde trabajarán en los proyectos.
Los profesionales de RR.HH. fomentan continuamente unas relaciones saludables con los empleados, optimizan los procesos de flujo de trabajo y gestionan el bienestar a largo plazo de la plantilla de una organización. También proporcionan beneficios a los empleados que mejoran los niveles de compromiso de los miembros del equipo y el compromiso general con las responsabilidades laborales.
Si estos profesionales hacen bien su trabajo, los empleados obtendrán mejores resultados y, en consecuencia, cualquier proyecto inminente funcionará mejor. Así, cualquier iniciativa tendrá más posibilidades de progresar con éxito.
Cada proyecto organizativo pasa por el ciclo de vida del proyecto, que tiene cinco etapas:
Iniciación
Planificación
Ejecución
Control y supervisión
Cerrar
A lo largo de la fase de iniciación de un proyecto, los departamentos de RRHH ayudan a determinar los objetivos y a evaluar la eficacia potencial de dicho proyecto.
En la fase de planificación, los responsables de RR.HH. asignan recursos, ayudan a formular planes estratégicos y utilizan datos relacionados con la mano de obra para fundamentar las decisiones relativas a los mejores enfoques y métodos para alcanzar los objetivos del proyecto. Crean cuidadosamente equipos de proyecto y pueden hacer sugerencias sobre prácticas de flujo de trabajo y proyecciones temporales.
En la fase de ejecución, los responsables de RR.HH. pueden ayudar en todo lo que los empleados necesiten para completar el proyecto, mejorando el rendimiento, la productividad y la satisfacción de los trabajadores. Pueden delegar tareas, asignar y adaptar continuamente los objetivos de los plazos y colaborar con los responsables de otros departamentos para agilizar las prácticas de ejecución de los proyectos.
Durante la fase de control (o seguimiento), los departamentos de RR.HH. informan a la dirección sobre el progreso y el rendimiento del equipo, controlan el tiempo que los empleados dedican a las distintas actividades y gestionan continuamente los riesgos. Resuelven cualquier conflicto entre los equipos del proyecto y actúan como faro de comunicación durante la realización de las tareas.
A lo largo de la fase de cierre, los profesionales de RR.HH. comparan y analizan la rentabilidad, el calendario y las previsiones de logros individuales frente a los resultados. Evalúan el éxito de las estrategias elegidas, los acuerdos de equipo y el proyecto en su conjunto. También pueden recabar opiniones de los empleados sobre su experiencia.
Analicemos cómo los departamentos de recursos humanos pueden mejorar de forma inteligente y eficaz los procesos de gestión de proyectos.
9 estrategias de RRHH para mejorar los procesos de gestión de proyectos
1. Crear marcos de datos de RRHH más sólidos y centralizados.
Al ampliar la cantidad y la calidad de los datos de los empleados, puede garantizar mejores contrataciones, optimizar la dinámica de los equipos y mejorar la precisión de las proyecciones (en cuanto a plazos y asignación de recursos). Esto puede hacerse mucho más fácilmente con un sistema informático centralizado que automatiza y simplifica muchos aspectos de la recogida de datos.
2. Permitir flexibilidad a lo largo de la realización de las tareas del proyecto.
Ofrecer opciones versátiles y adoptar enfoques de gestión de proyectos adaptables aumenta la satisfacción de los empleados y conduce a mayores índices de productividad.
3. Ofrecer a los empleados prestaciones más completas, innovadoras o divertidas.. Esta estrategia mejora el bienestar y los niveles de compromiso de los empleados, desarrollando el compromiso y la pasión de los miembros del equipo por completar los proyectos. Considere la posibilidad de incentivar a los equipos de proyecto con beneficios como primas puntuales, premios o regalos creativos para aumentar aún más el rendimiento.
4. Gestionar bien el riesgo para tener en cuenta los problemas inesperados a lo largo de cualquier proyecto. Predecir mejor los riesgos potenciales es clave para mantener los proyectos en marcha y por debajo del presupuesto. Además, prever lo inesperado evita el estrés, el incumplimiento de plazos y el descontento de los empleados.
5. Hacer un seguimiento más estratégico del tiempo de los empleados para optimizar los flujos de trabajo.
Cuando se hace correctamente, un enfoque basado en datos para seguimiento del tiempo puede aportarle información valiosa y fundamentar mejor las decisiones relativas a la programación y otras técnicas de gestión de proyectos.
6. Priorizar la gestión del tiempo, la atención a los detalles y la comunicación en los programas de formación y desarrollo.
Garantizar que los empleados tengan estas habilidades esenciales para completar cualquier proyecto es un paso clave que conduce a elevadas tasas de éxito.
7. Utilizar las métricas y los KPI esenciales de RRHH de forma más estratégica y vigilarlos a lo largo de cada fase de un proyecto para tomar mejores decisiones. A través de las métricas, puede ver con qué tareas tiene dificultades cada empleado y cuáles completa con facilidad, lo que conduce a mejores resultados en la delegación de tareas. Si se utilizan bien, los KPI y las métricas pueden ayudar a mejorar la capacidad de predicción, garantizar que el estado de los proyectos se mantiene en la senda correcta e identificar áreas de crecimiento que antes pasaban desapercibidas.
Comparar inteligentemente los resultados previstos frente a los reales a través de la lente de estos puntos de referencia es también una excelente forma de evaluar el éxito y el progreso de las personas, los equipos y toda la organización.
8. 8. Prestar especial atención a las opiniones de los empleados para informar y mejorar los futuros planteamientos de los proyectos. Dar prioridad a las encuestas, las reuniones individuales y otras formas de feedback en la fase de cierre mejora su conocimiento de las mejores prácticas de gestión de proyectos. Esto le ayudará a mejorar sus técnicas, aumentar el compromiso de los empleados y conseguir más en futuros proyectos.
9. Utilizar un sistema de planificación de proyectos capaz de automatizar tareas y optimizar los procesos generales de gestión de proyectos y flujos de trabajo.
Los sistemas inteligentes le facilitan la vida a la vez que ejemplifican al instante información que, de otro modo, nunca habría percibido.
Funciones de planificación del trabajo de Workant
Nuestro módulo centralizado de planificación de proyectos y trabajo puede ayudarle a lo largo de todo el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Workant le ofrece perspectivas y capacidades que le ayudan a planificar de forma más estratégica, evaluar mejor el progreso de las iniciativas, aumentar las tasas de éxito de los proyectos y optimizar sus beneficios.
Nuestro software ofrece diversas vistas y opciones de personalización para que pueda adaptar sus planteamientos a las necesidades de su equipo.
Características
Seguimiento de proyectos: Diseñado para ayudarle a estimar y realizar un seguimiento del estado del proyecto al tiempo que mejora las prácticas de gestión de proyectos.
Con nuestros elementos de seguimiento de proyectos, puede:
Asignar tiempo a diferentes proyectos
Obtenga información sobre el uso de los recursos, el rendimiento, las tendencias en toda la empresa, etc.
Vea un panorama general claro mientras sigue el estado y el desarrollo del proyecto
Estimar la rentabilidad
Ofrecer a los empleados la posibilidad de registrar sus horas de trabajo
Integre los datos del proyecto con facilidad.
Planificación del trabajo: Diseñado para mejorar las capacidades de planificación, mejorar las prácticas de flujo de trabajo en futuros proyectos y fundamentar las decisiones relativas a las iniciativas.
Con nuestras funciones de planificación del trabajo, puede:
Planifique objetivos, calendarios y flujos de trabajo de forma más inteligente
Predecir y asignar eficazmente las horas de trabajo previstas
Ver la ocupación diaria, mensual y anual de cada empleado.
Estimar los plazos futuros
Evaluar las necesidades de recursos para ayudar a optimizar su asignación
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