Projektinhallinta ja henkilöstöhallinto saattavat vaikuttaa kahdelta erilliseltä alalta, mutta nämä alat kietoutuvat luonnostaan toisiinsa. Ihmiset toteuttavat projekteja, ja henkilöstöosastot vastaavat näiden ihmisten johtamisesta.
Rory Burke, joka on kirjoittanut teoksen "Project Management Techniques", määrittelee projektinhallinnan "tavaksi kehittää rakennetta monimutkaisessa projektissa, jossa ajan, kustannusten, resurssien ja ihmisten käyttäytymisen riippumattomat muuttujat kohtaavat".
Henkilöstöammattilaisilla on tärkeä rooli hankkeiden loppuun saattamisessa, ja erilaiset lähestymistavat toimintaan, kuten strateginen suunnittelu, aikataulutus, tehtävien delegointi ja aikatauluennusteet, voivat vaikuttaa merkittävästi hankkeiden tuloksiin.
Henkilöstöhallinnon vaikutus projektinhallintaan
Henkilöstöosastot vaikuttavat tuleviin aloitteisiin jo kauan ennen hankkeen käynnistämistä rekrytoimalla, palkkaamalla ja kouluttamalla ihmisiä, jotka myöhemmin työskentelevät hankkeissa.
Henkilöstöammattilaiset edistävät jatkuvasti terveitä työntekijäsuhteita, optimoivat työnkulun prosesseja ja huolehtivat organisaation henkilöstön hyvinvoinnista pitkällä aikavälillä. He tarjoavat myös henkilöstöetuja, jotka parantavat tiimin jäsenten sitoutumistasoa ja yleistä sitoutumista työtehtäviin.
Jos nämä ammattilaiset tekevät työnsä hyvin, työntekijät saavuttavat enemmän tuloksia, ja näin ollen kaikki tulevat hankkeet sujuvat sujuvammin. Näin kaikilla aloitteilla on paremmat mahdollisuudet edetä menestyksekkäästi.
Kukin organisaation projekti käy läpi projektin elinkaaren, jossa on viisi vaihetta:
Aloittaminen
Suunnittelu
Täytäntöönpano
Valvonta/seuranta
Sulkeminen
Henkilöstöosastot avustavat hankkeen aloitusvaiheessa tavoitteiden määrittelyssä ja hankkeen mahdollisen tehokkuuden arvioinnissa.
Suunnitteluvaiheessa henkilöstöjohtajat jakavat resursseja, avustavat strategisten suunnitelmien laatimisessa ja hyödyntävät työvoimaan liittyviä tietoja tehdäkseen päätöksiä parhaista lähestymistavoista ja menetelmistä hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. He rakentavat huolellisesti projektiryhmiä ja voivat tehdä ehdotuksia työnkulkukäytännöistä ja aikatauluennusteista.
Toteutusvaiheessa henkilöstöjohtajat voivat auttaa työntekijöitä kaikessa, mitä he tarvitsevat projektin loppuun saattamiseksi, mikä parantaa työntekijöiden tuotosta, tuottavuutta ja tyytyväisyyttä. He voivat delegoida tehtäviä, asettaa ja mukauttaa jatkuvasti aikataulutavoitteita ja tehdä yhteistyötä muiden osastojen johtajien kanssa projektin toteuttamiskäytäntöjen virtaviivaistamiseksi.
Valvonta- eli seurantavaiheessa henkilöstöosastot tiedottavat johdolle tiimin edistymisestä ja suorituskyvystä, seuraavat työntekijöiden eri toimintoihin käyttämää aikaa ja hallitsevat jatkuvasti riskejä. Ne ratkaisevat projektiryhmien välisiä ristiriitoja ja toimivat viestinnän majakkana koko tehtävän suorittamisen ajan.
Henkilöstöammattilaiset vertailevat ja analysoivat koko loppuvaiheen ajan kannattavuutta, aikataulua ja yksilöllisiä saavutuksia koskevia ennusteita ja tuloksia. He arvioivat valittujen strategioiden, tiimijärjestelyjen ja koko projektin onnistumista. He voivat myös kerätä työntekijöiltä palautetta heidän kokemuksistaan.
Keskustellaan siitä, miten henkilöstöosastot voivat älykkäästi ja tehokkaasti tehostaa projektinhallintaprosesseja.
9 HR-strategiaa projektinhallinnan prosessit parantamiseksi
1. Vahvempien ja keskitetympien HR-tietokehysten rakentaminen.
Laajentamalla työntekijätietojen määrää ja laatua voit varmistaa paremmat rekrytoinnit, optimoidun tiimidynamiikan ja paremman ennustetarkkuuden (aikataulujen ja resurssien kohdentamisen osalta). Tämä voidaan tehdä paljon helpommin keskitetyllä ohjelmistojärjestelmällä, joka automatisoi ja yksinkertaistaa monia tiedonkeruun osa-alueita.
2. Joustavuuden mahdollistaminen koko projektitehtävien suorittamisen ajan.
Monipuolisten vaihtoehtojen tarjoaminen ja mukautuvien projektinhallintamenetelmien käyttöönotto lisäävät työntekijöiden tyytyväisyyttä ja parantavat tuottavuutta.
3. Kattavampien, innovatiivisempien tai hauskempien henkilöstöetujen tarjoaminen. Tämä strategia parantaa työntekijöiden hyvinvointia ja sitoutumisen tasoa ja kehittää tiimin jäsenten sitoutumista ja intohimoa projektien loppuunsaattamiseen. Harkitse projektiryhmien kannustamista eduilla, kuten pistebonuksilla, palkinnoilla tai luovilla lahjoilla, jotka lisäävät suorituskykyä entisestään.
4. Riskienhallinta on hyvä, jotta voidaan ottaa huomioon odottamattomat ongelmat kaikissa hankkeissa. Parempien ennusteiden tekeminen mahdollisista riskeistä on avainasemassa, jotta projektit pysyvät aikataulussa ja budjetissa. Odottamattomien tilanteiden odottaminen ehkäisee myös stressiä, aikataulusta myöhästymistä ja tyytymättömiä työntekijöitä.
5. Työntekijöiden ajanseuranta strategisemmin työnkulkujen optimoimiseksi.
Oikein toteutettuna tietoon perustuva lähestymistapa ajanseurantaan voi antaa arvokkaita tietoja ja antaa paremmat tiedot aikataulua ja muita projektinhallintatekniikoita koskevista päätöksistä.
6. Ajanhallinnan, yksityiskohtien huomioimisen ja viestinnän asettaminen etusijalle koulutus- ja kehittämisohjelmissa.
Se, että työntekijöillä on nämä olennaiset taidot minkä tahansa projektin loppuun saattamiseksi, on keskeinen askel, joka johtaa korkeampaan onnistumisprosenttiin.
7. Hyödynnetään keskeisiä HR-mittareita ja keskeisiä suorituskykyindikaattoreita strategisemmin ja seurataan niitä koko hankkeen jokaisessa vaiheessa, jotta voidaan tehdä parempia päätöksiä. Mittareiden avulla näet, minkä tehtävien kanssa kukin työntekijä kamppailee ja mitkä työntekijät hoitavat ne helposti, mikä johtaa parempiin tulosten saavuttamiseen tehtävien delegoinnissa. Hyvin käytettynä suorituskykyindikaattorit ja mittarit voivat auttaa parantamaan ennustuskykyä, varmistamaan, että projektin tila pysyy aikataulussa, ja paikallistamaan aiemmin huomaamattomat kasvualueet.
Ennakoitujen ja todellisten tulosten älykäs vertailu näiden vertailupisteiden avulla on myös hyvä tapa arvioida yksilöiden, tiimien ja koko organisaation menestystä ja edistymistä.
8. Keskitytään tiiviisti työntekijöiltä saatuun palautteeseen, jotta voidaan antaa tietoa ja parantaa tulevia hankkeita koskevia lähestymistapoja. Kyselyjen, kahdenkeskisten tapaamisten ja muiden palautteen muotojen priorisointi päätösvaiheessa parantaa tietämystäsi projektinhallinnan parhaista käytännöistä. Tämä auttaa sinua parantamaan tekniikoita, lisäämään työntekijöiden sitoutumista ja saavuttamaan enemmän tulevissa hankkeissa.
9. Käyttämällä projektisuunnittelujärjestelmää, jolla voidaan automatisoida tehtäviä ja optimoida yleisiä projektinhallinta- ja työnkulkuprosesseja.
Älykkäät järjestelmät helpottavat elämääsi, kun ne antavat välittömästi esimerkkejä tiedoista, joita et ehkä muuten olisi huomannut.
Workantin työnsuunnittelun ominaisuudet
Keskitetty projektit ja työnsuunnittelu -moduulimme voi auttaa sinua koko projektinhallinnan elinkaaren ajan. Workant antaa sinulle näkemyksiä ja ominaisuuksia, joiden avulla voit suunnitella strategisemmin, arvioida paremmin aloitteiden edistymistä, lisätä projektien onnistumisprosenttia ja optimoida voittosi.
Ohjelmistomme tarjoaa erilaisia näkymiä ja mukautusvaihtoehtoja, jotta voit mukauttaa lähestymistapoja tiimisi tarpeisiin.
Ominaisuuksiin kuuluvat
Projektin seuranta: Suunniteltu auttamaan sinua arvioimaan ja seuraamaan projektin tilaa ja parantamaan samalla projektinhallintakäytäntöjä.
Projektinseuranta-elementtien avulla voit:
kohdentaa aikaa eri projekteille
saada informatiivista tietoa resurssien käytöstä, suorituskyvystä, koko yrityksen kattavista trendeistä ja paljon muuta
nähdä selkeän kokonaiskuvan seuratessasi projektin tilaa ja kehitystä
arvioida kannattavuutta
antaa työntekijöille mahdollisuuden kirjata työtuntejaan
integroida projektitietoja helposti.
Työn suunnittelu: Suunniteltu parantamaan suunnitteluvalmiuksia, parantamaan työnkulun käytäntöjä tulevissa projekteissa ja antamaan tietoa aloitteita koskevista päätöksistä.
Työnsuunnitteluominaisuuksiemme avulla voit:
Suunnitella tavoitteita, aikatauluja ja työnkulkuja älykkäämmin
Ennakoida ja kohdentaa odotettuja työtunteja tehokkaasti
Nähdä, kuinka kiireinen kukin työntekijä on päivittäin, kuukausittain ja vuosittain
Arvioida tulevia aikatauluja
Arvioida resurssitarpeita resurssien jakamisen optimoimiseksi.
Rekisteröidy ilmaiseen HR-ohjelmiston kokeilujaksoon jo tänään ja tutustu hyödylliseen ohjelmaamme käytännössä. Ota meihin yhteyttä, jos sinulla on kysyttävää siitä, miten HR voi parantaa ainutlaatuisia projektinhallintaprosessejasi.